Der Mailbox-Blues, oder das Ermahnen der Benutzer ihre Mailboxen klein zu halten ist sicherlich jedem Administrator ein Begriff und wird auch von mir von Zeit zu Zeit durchgeführt. Dabei ist es mir ein Rätsel, wie man so grosse Mailboxen überhaupt zusammenbringen kann, wenn man mit Hausverstand und Vernunft das Medium E-Mail benützt.

Sehen wir uns doch einmal die Problemfälle im Detail an, wieso Mailboxen eigentlich übergehen.

• Mailanhänge
• Spam Mails
• Private ‚Fun-Mails‘

Das Problem der Mailanhänge ist nicht immer nur beim Empfänger zu suchen, welcher riesige Nachrichten bunkert, sondern auch beim Absender, welcher diese verschickt. Bei Mails gilt als Faustregel dass die doppelte Menge der angehängten Dateien übers Netz wandert. Mit anderen Worten werden pro Megabyte zwei Megabytes über die Leitungen.

Bei grossen Dateien stellt sich ohnehin die Frage, nach einem alternativen Transportmedium wie z.B. FTP. Im Mail selbst verschickt man dabei nur einen Link wo die Datei zu finden ist.

Spam Mails sind ein generelles Problem, welches der Endbenutzer in den seltensten Fällen selbst in den Griff bekommen wird. Mail-Clients wie z.B. der Mozilla Thunderbird bieten oft clientseitige Lösungen an, welche unterstützend wirken. Kommen diese zum Einsatz, sollte man auf keinen Fall den Spam-Ordner aus dem Auge verlieren.

Private Fun-Mails, lustige Bildchen oder PowerPoint Präsentationen stellen analog zu den grossen Mailanhängen ein Problem dar, weil sie oftmals in grossen Massen auftreten.

Eine Lösung dieser Problematik ist meist nur in Zusammenarbeit mit dem Endbenutzer und durch dessen Erziehung durch die EDV-Abteilung möglich.